De acordo com a Lei 8.036/90, art. 23º., § 5º, o prazo de guarda dos documentos pertinentes ao FGTS é de 30 anos.
A Lei em questão estabelece que o processo de fiscalização, autuação e imposição de multas respeitará a prescrição trintenária em relação ao FGTS.
Em relação aos documentos que comprovam o tempo de serviço do empregado ou ex-empregado, o prazo de guarda é indeterminado.
O manual da GFIP (Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social), versão 8.4, estabelece em seu item 13:
“A empresa deverá guardar:
• pelo prazo de 30 (trinta) anos, conforme previsto no art. 23, § 5º, da Lei nº 8.036/90:
– a Guia de Recolhimento do FGTS – GRF;
– a Relação de Estabelecimentos Centralizados – REC;
– a Relação de Tomadores/Obras – RET;
– Protocolo de Dados Cadastrais do FGTS Alterações Cadastrais de Trabalhador;
– Protocolo de Dados Cadastrais do FGTS Alterações de Endereço do Trabalhador;
– Protocolo de Dados Cadastrais do FGTS Alterações Cadastrais do Empregador;
– o Comprovante de Confissão de não recolhimento de valores de FGTS e de Contribuição Social; e
– o arquivo NRA.SFP”.
É importante lembrar que, embora a Caixa possua backups do SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social), é de inteira responsabilidade do empregador, manter cópias de segurança, não lhe sendo lícito alegar desconhecimento ou danos nos equipamentos.
Recomenda-se manter procedimentos internos na empresa que possam garantir a devida guarda dos documentos, conforme estabelece a legislação.
Sempre que possível, procure o assessoramento de profissionais da área trabalhista e previdenciária, além de especialistas em processos, pois eles podem contribuir de forma relevante para garantir a devida eficiência e eficácia nos temas aqui tratados.
Fonte: Revista Exame, por Andrea Lo Buio